Verksamhetsplanering som engagerar – är det möjligt?

Runt om i landet sitter ledare just nu och klurar på sina verksamhetsplaner för 2025. Men med hösttrötta team, fulla kalendrar och ett årsslut runt hörnet… går det verkligen göra verksamhetsplanering som engagerar – är det möjligt? Kan det till och med vara lite roligt? Det finns i alla fall mycket att vinna på att göra ett försök! Att få med sig teamet i planeringen handlar om mer än att sätta upp mål. Genom att skapa engagemang redan nu ökar ni chansen att både faktiskt nå målen men också med känslan av att ha gått i mål tillsammans. Och om man dessutom kan få in lite kreativitet, glädje och tänka utanför ramarna i processen – då blir förutsättningarna för framgång ännu bättre.

Så gör du verksamhetsplanering engagerande – och lite rolig!

1. Tänj på dina ramar och pröva nytt
Bryt gamla mönster och pröva något helt annat än vad ni brukar göra! Om ni vanligtvis håller möten i ett traditionellt mötesrum på kontoret – flytta ut delar de delar av arbetet som handlar om att tänka och diskutera! Promenadmöten kan skapa nya tankar och bättre flöde i samtalet. Dokumentera det viktigaste medan ni är ute och gör klart när ni kommer in. En annan idé är att varva diskussioner om mål med aktiviteter som bygger teamkänsla och som får alla att tänka nytt. Bilder, kreativa kortlekar och nya miljöer är små justeringar som kan leda till stora samtal. Ofta hålls långa möten där engagemanget dalar efter en stund. Dela upp processen istället och håll kortare möten med tydliga syften i flera steg! Variation i arbetssättet kan göra underverk – kombinera arbete med gemensamma luncher, spela inspirerande musik eller skapa en peppande spellista tillsammans som ni kan lyssna på. Att bjuda på något oväntat skapar en lättsam men fokuserad stämning där kreativiteten flödar.

2. Byt roll från chef till facilitator
Tänk bort chefshatten och gå in i rollen som facilitator. Teamet sitter redan på mycket av den kunskap, insikt och kreativitet ni behöver för att nå framgång. Din roll blir att locka fram och samla idéerna. Ha en helt öppen dialog, även om du själv har konkreta förslag – låt samtalet få flöda fritt. När teamet ser att deras bidrag är viktiga, ökar motivationen för att bidra och att skapa en verksamhetsplan som alla känner sig delaktiga i.

3. Förankra!
Låt medarbetarna sätta egna ord på hur de ser på målarbetet framåt. Låt dem enskilt och gruppvis reflektera över och beskriva hur deras bidrag till att uppnå målen kommer gå till. Ge alla en utmaning att skapa en påminnelse som når och inspirerar dem i vardagen. Det stöttar både känslan av delaktighet men hjälper också med prioriteringar i arbetsvardagen. Glöm inte planera in er första gemensamma avstämning kring hur ni ligger till- och förstås hur ni ska fira när ni når milstolpar längs vägen mot era mål!

De största vinsterna – varför involvera teamet?

Att involvera medarbetarna i planeringsarbetet är en riktig vinst på flera sätt. Här är de största fördelarna med att skapa engagemang i processen:

• Ökat engagemang och motivation: . Känslan av att få påverka och bidra till helheten stärker motivationen och ger större ansvarstagande. Forskning visar att delaktighet ökar känslan av autonomi, något som är centralt för hållbar motivation och en positiv arbetsmiljö.
• Starkare genomförandekraft:
  Medarbetare som bidragit till verksamhetsplanen förstår målen och ser tydligare hur deras arbete hänger ihop med dem. När de egna idéerna har varit med och format planen, växer motivationen att verkligen följa den – för nu känner man sig inte bara som en del av resultatet, utan av vägen dit också.
• Ökad kreativitet och innovationsförmåga:
  Ett team är fullt av olika perspektiv som kan bidra till bättre beslut och nya lösningar. Medarbetarna har en unik inblick i den dagliga verksamheten, vilket ger dem en bra känsla för vad som fungerar och inte. När alla är involverade i planeringen leder detta ofta till innovativa lösningar som bättre matchar verkligheten.
• Ökad arbetsglädje, samhörighet och trivsel:
  När medarbetare får vara med i beslutsprocesser och känner sig hörda, skapas en mer positiv arbetsmiljö. Arbetsglädje och trivsel ökar, vilket i sin tur minskar personalomsättning och sjukfrånvaro. Ett engagerat och sammanhållet team är ofta bättre rustat för utmaningar och ser också framgångar som något de uppnått tillsammans.
• Förmåga att anpassa sig till förändringar och ständigt lära:
  En öppen planeringsprocess hjälper organisationen att utvecklas och anpassa sig snabbare. När medarbetare får bidra till planeringen byggs en kultur av samarbete och delat lärande, vilket gör det lättare att snabbt hantera förändringar i omvärlden och ta tillvara på nya möjligheter. En lärande organisation är mer flexibel och robust – två egenskaper som är avgörande för långsiktig framgång.

Friskfaktorer – avgörande fokusområden för hälsosamma och framgångsrika organisationer

Att engagera teamet i verksamhetsplaneringen bidrar också till att stärka friskfaktorer både i organisationen och. Dessa är faktorer som kännetecknar välmående och produktiva arbetsplatser: tydliga mål, god kommunikation, meningsfullhet och ledarskap. Genom att skapa delaktighet och öppna upp för olika perspektiv ökar ni förutsättningarna för att alla ska känna sig betydelsefulla, insatta och sedda. 

Så, våga tänja på dina gränser och se vad en engagerande planeringsprocess kan göra för er! Kanske märker ni att det inte bara är nästa års mål ni uppnår tillsammans – ni stärker också teamet på vägen.

Tips: Gör Oxy Groups friskbedömning